Aprende a organizar el tiempo y planificarte: cómo empezar desde cero

Llegas tarde cuando quedas con tus amigos, y eso cuando no se te ha olvidado que habías quedado. Tienes un montón de tareas pendientes desde hace ni se sabe, pero se te van acumulando y no hay manera. ¿Recuerdas la cita con el dentista? Era la semana pasada… venga, llámale y pide cita otra vez. Y la ITV te vence este mes, que lo sepas… Si sientes que eres un desastre con para organizar el tiempo y planificarte, este vídeo te interesa. Y Mucho.

Organizar el tiempo

Si te pones a buscar por internet podrás encontrar un montón de métodos para la gestión personal: GTD, Pomodoro, el método Kaizen… Pero hay un problema, y es que estos métodos están orientados para personas que ya son muy buenas organizando su tiempo y tareas, y que quieren exprimir todavía más su tiempo para ser más productivos. ¿Y qué pasa con quienes son un verdadero desastre, quienes no han tocado una agenda en su vida? Pues para vosotros es este vídeo.

Cuando tienes un mínimo de complejidad en tu vida (por ejemplo, cuando eres estudiante, trabajador, si tienes personas a quienes cuidar…) no puedes confiar en solo en tu cabeza. Porque la memoria es limitada, y cuanto mayor sea el estrés que tengas, más suele fallar. Vamos, que a perro flaco todo son pulgas. Por lo tanto, la primera regla es que todo lo importante tiene que estar escrito: confía en tu cabeza lo mínimo y anótalo todo. ¿Cómo anotarlo? Vamos a utilizar dos elementos: la agenda y la lista de tareas. Empezaremos por ésta última, la lista de tareas.

La lista de tareas

Como su propio nombre indica la lista de tareas es una lista-de-tareas. El soporte es indistinto, aunque luego nos pararemos en ese punto. La cosa es que siempre tienes que llevar contigo esa lista para anotar, en tiempo real, las nuevas tareas que se te vayan presentando. Este es un punto clave, automatizar la anotación de las tareas. ¿Qué anotamos? Anotaremos TODO lo que consideremos importante. Llamar a Pepe. Llevar el coche a la revisión. Decirle a mi madre que iré a comer el domingo. Planchar camisas. Todo.

La agenda

Os he dicho que teníamos dos elementos para aprender a organizar el tiempo. Uno era la lista de tareas; y el otro, como no podía ser de otra manera, es la agenda. ¿Cuál? A ser posible, una de semana vista, de esas que las abres y tienes toda la semana delante. Lo ideal será llevarla también encima, aunque si os da fatiguilla podríais dejarla en casa. ¿Y cómo la usamos? Aquí vamos a anotar todo lo que tenga una fecha concreta: la cita con el dentista, que has quedado con tu amiga Sonia el domingo para comer, el examen de psicometría, esa exposición que quieres ir a ver y que no se te pase… Cuando te enteres o te digan algo que tenga una fecha, a la agenda.

¿Cuándo planificarse para organizar el tiempo?

Entonces, ya hemos visto los componentes básicos. Ahora, vamos a ver cómo los combinamos. Lo ideal sería que todos los días dedicáramos un par de minutos (realmente no es necesario más) a revisar la agenda del día siguiente para tener claro qué es lo que tenemos que hacer y que no se nos pase nada. Y todas las semanas, y este es otro punto clave, vamos a dedicar un periodo de tiempo un poco más generoso a planificar la siguiente semana. No hará falta más de 10 o 15 minutos, pero hay que coger el hábito. Lo ideal, el domingo por la tarde – noche. ¿Y qué hacemos? Empezamos dando un vistazo a la semana que va a empezar, a ver los compromisos y tareas que tenemos, comprobar si es necesario algo (alguna compra, mandarle un mensaje a alguien a modo recordatorio, etc.), e identificar los huecos en los que podemos hacer alguna tarea extra. Y aquí es donde entra en juego la lista de tareas; le daremos un vistazo, e iremos pasando algunas de las tareas pendientes a momentos concretos de esa semana en la agenda: martes de tres a cinco planchar camisas, miércoles por la mañana pedir cita en la ITV, viernes por la tarde devolver los libros de la biblioteca, domingo comer con mi madre. Cada cosa que pasemos a la agenda la tachamos de la lista de tareas y, otro aspecto importante, lo que sale de la lista de tareas NO vuelve a entrar. Es decir, si no hemos podido hacer esa tarea que ya habíamos anotado en la agenda, le asignaremos una nueva fecha para la próxima semana, porque esa tarea hay que hacerla. Anotarlo agenda implica un compromiso para realizar la tarea. No puede volver a la lista de tareas para caer en el olvido. Lo que se anota en la agenda es para hacerse.

Algunas consideraciones generales: primero, no os emocionéis. Como decía un antiguo paciente mío, al que guardo mucho aprecio, “el papel lo soporta todo”. Es muy frustrante programar cosas y no llegar a hacerlas. Id poco a poco, y si veis que vais sobrados, más. Pero no os emocionéis, sobre todo al principio.

¿Digital o papel?

Otra consideración: ¿papel o digital? Pues depende. A ver, yo una lista y una agenda de papel no las toco ni con un palo. ¿Por qué? Porque si las pierdo estoy vendido. Porque pesan… las agendas de papel pesan. Porque no pitan ni vibran para recordarme cosas. Porque no se sincronizan con cualquier dispositivo que tenga, ni hace copias de seguridad, ni me permite tener varios calendarios simultáneos ni sincronizados con mi mujer o con mi equipo.

Las aplicaciones nativas de Apple o de Android son lo suficientemente sencillas y lo suficientemente potentes para servir a prácticamente todo el mundo. Pero a veces, cuando todavía no tienes la costumbre de organizarte, puede que quizá te distraigan y te mareen más que otra cosa. Yo recomiendo, sin dudarlo, el formato digital, pero cada uno tiene sus preferencias.

Y, sobre todo si optamos por digital, luego tendríamos el modo pro, en el que combinamos varios calendarios, varias listas de tareas, asignamos prioridades a las tareas, eventos recurrentes, fechas de vencimiento, listas y calendarios compartidos… pero todo eso mejor dejarlo para cuando ya tengamos automatizado todo lo básico que os he contado hasta aquí.

En resumen: para empezar a ser algo más eficaces en eso de organizar el tiempo necesitamos una lista de tareas donde anotamos todo lo que tenemos pendiente, una agenda en la que anotamos todo lo que tiene fecha, y todos los días le dedicamos un par de minutos a revisar la agenda, y todos los domingos nos sentamos a planificar la semana y anotar tareas pendientes en la agenda. ¿Sencillo, verdad? Pues venga, ¡a ponerse las pilas! Lo probáis esta semana y luego os pasáis por aquí y me contáis cómo os ha ido.

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Licencia Creative Commons Este artículo, escrito por Alberto Soler Sarrió se encuentra bajo una Licencia Creative Commons Atribución-NoComercial-CompartirIgual 3.0 España.
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